Dor
O paciente escreve fora do horário e ninguém responde
Ele manda mensagem às 22h, não recebe resposta e marca em outra clínica.
Solução
- Atendente de IA no WhatsApp, 24 horas por dia. Conversa, tira dúvidas e marca a consulta sozinha.
- Entende áudio (transcreve) e foto (descreve o que recebeu).
- Responde com os dados reais da clínica: horários, serviços, profissionais e valores cadastrados por você.
- Não inventa preço nem avalia caso clínico. Quando não sabe, passa para a equipe.
Dor
A recepção vive apagando incêndio no telefone
Quem atende fica preso em “qual o horário?” e “quanto custa?” e deixa de cuidar de quem está na clínica.
Solução
- A IA resolve as perguntas repetidas. A recepção fica com os casos que pedem uma pessoa.
- Assumir a conversa com um clique e devolver para a IA depois.
- Respostas rápidas com “/atalho”, para a equipe toda usar os mesmos textos.
- Etiquetas para organizar os pacientes do jeito da clínica.
Dor
Agenda com conflito, buraco e remarcação confusa
Dois pacientes no mesmo horário, médico sem agenda organizada, cancelamento que ninguém reencaixa.
Solução
- Agenda por profissional, com a cor de cada médico, em visão de semana e de mês.
- O sistema recusa dois agendamentos no mesmo horário para o mesmo profissional.
- Cada médico só aparece para os serviços que faz. A IA não marca um exame com quem não o realiza.
- Bloqueio de horário e de rotina: almoço, fim de expediente, “toda segunda à tarde”.
- Baixa em um clique: compareceu ou faltou. Isso alimenta o funil e as métricas.
Dor
O paciente pergunta, some, e ninguém volta a procurar
O interesse existia, mas ficou sem retorno.
Solução
- Follow-up automático em duas etapas (20 minutos e 24 horas depois), só entre 9h e 19h.
- Quem cancelou recebe convite para um novo horário, não uma mensagem genérica.
- Respeita o “não me perturbe”: se o paciente pede para parar, o sistema para.
- Não envia pelo número reservado só para a equipe.
Dor
Contatos espalhados e ninguém sabe quantos viraram paciente
WhatsApp pessoal, planilha e a memória de alguém.
Solução
- CRM em quadro (Kanban): iniciou conversa, conversando, agendou, compareceu, recorrente.
- Ficha completa: contato, serviço de interesse, resumo da conversa, histórico e anotações.
- Só vira Cliente quem de fato foi atendido. O funil não fica inflado.
- Exportação em CSV e PDF.
Dor
Decisões no escuro, sem saber de onde vem o resultado
Qual serviço mais se procura? Qual realmente se realiza? Qual médico tem a agenda mais cheia?
Solução
- Dashboard com novos contatos, agendamentos por profissional, conversão do funil e dias de maior movimento.
- Serviços: procurado × realizado. Mostra o que muita gente pergunta e pouca gente fecha.
- Filtros de período: hoje, mês, ano ou datas personalizadas.
Dor
Um único WhatsApp não dá conta
Recepção, comercial e médicos usam números diferentes e as conversas se perdem.
Solução
- Vários números na mesma tela, cada um com o seu apelido.
- Liga e desliga a IA por número. O número da equipe pode ficar só com pessoas.
- A conversa continua no número em que o paciente escreveu.
- Aviso de queda: se um número cair, uma faixa vermelha aparece no sistema inteiro.
Dor
“E se a IA errar ou parar de responder?”
É a primeira objeção de quem nunca usou atendimento automático.
Solução
- Modo de teste: a IA só responde aos números que você liberar, até você confiar.
- Liga e desliga quando quiser. As mensagens continuam chegando e ficam salvas.
- Se a IA falhar, o paciente recebe um aviso, a conversa fica marcada para a equipe e o dono recebe um WhatsApp.
- Modelo de reserva assume sozinho se o principal falhar.
- Regras fixas: ela não dá diagnóstico nem avalia caso clínico.
Dor
Equipe com acesso demais
Qualquer funcionário pode apagar paciente, mexer em preço ou ver tudo.
Solução
- Dois perfis: administrador e atendente. A atendente usa o dia a dia, mas não apaga paciente, conversa nem agendamento.
- A regra vale no banco de dados, não só na tela.
- Registro de atividades: quem fez o quê, com o antes e o depois. Ninguém edita nem apaga, e fica guardado por 6 meses.
- Desativa o usuário na hora, sem perder o histórico.
- Senha forte obrigatória (16 caracteres) e cadastro público desligado.
Dor
Custo de IA imprevisível e dados de paciente sem controle
Medo de uma conta que cresce e de não saber apagar os dados quando o paciente pede.
Solução
- Página Gastos de IA: quanto cada conversa custou.
- Você escolhe o modelo (mais barato ou mais capaz) e usa a chave da própria clínica, guardada cifrada.
- “Apagar pessoa” remove ficha, mensagens, agendamentos e arquivos, mostrando antes o que vai sair. Atende ao pedido de exclusão da LGPD.